آموزش تصویری سازماندهی گوگل درایو , قسمت ۲
پیشنمایش اسناد برای مرور سریع‌تر آن‌ها
مقدمه:خب دوستان عزیز همونطور که در قسمت اول این آموزش در روز قبل گفتیم, اگر نمی‌دانید که سند مورد نظرتان چه نام دارد، یا فقط می‌خواهید به منظور یادآوری یک نگاه سریع و کلی به یک فایل بیاندازید، می‌توانید در این حالت از دکمه کاربردی پیشنمایش استفاده کنید. این دکمه به شکل یک چشم و در بالای نوار منو قرار دارد.
بر روی فایل مورد نظر کلیک کرده و سپس دکمه پیشنمایش را فشار دهید، سپس می‌توانید یک نگاه سریع به فایل انتخاب شده داشته باشید. البته این عملیات آنچنان سریع هم به شمار نمی‌رود، اما در هر صورت از باز کردن فایل اصلی سریع‌تر است و زمان کمتری را از شما خواهد گرفت.
اگر فقط می‌خواهید یک نگاه بسیار مختصر به سند موردنظرتان بیاندازید، می‌توانید از نمای شبکه‌ای که فایل‌ها را به صورت بندانگشتی نمایش می‌دهد استفاده کنید. نمای شبکه‌ای یکی دیگر از گزینه‌های منوی مرتب سازی بوده که با نام Grid view مشخص شده است.)
البته نمای شبکه‌ای با تصاویر بندانگشتی شاید به اندازه نمای لیست ساده کاربردی نباشد، اما در صورتی که بخواهید پیش‌نمایشی بسیار سریع از محتویات فایل‌های خود را ببینید، این نما برای شما مناسب‌تر است.
۷- بررسی نسخه‌ها و سوابق ویرایش از گوگل درایو
با یک راست کلیک سریع، و انتخاب گزینه Manage Versions می‌توانید به سرعت ببینید که چه کسی بر روی سند بازنگری انجام داده و چه زمانی این تغییرات بر روی فایل مورد نظر انجام شده است، حتی اگر فایل مورد نظر از فایل‌های پیش‌فرض گوگل داکز نباشد. در تصویر زیر ما از یک فایل پی‌دی‌اف استفاده کرده‌ایم، آیا می‌دانستید گوگل درایو به خوبی می‌تواند با اینگونه فایل‌ها نیز کار کند؟
برای مشاهده سوابق ویرایش فایل‌های گوگل داکز، بر روی آیتم مورد نظر کلیک راست کرده و View details را انتخاب کنید. این عمل باعث می‌شود تا پنلی برایتان نمایش یابد که شامل جزئیات مورد نظر شما از فایل انتخابی است.
شما می‌توانید حالا دیگر فایل ها را نیز برای مشاهده بازنگری‌ها و سوابق ویرایش‌های صورت گرفته بر روی آن‌ها را ببینید، یا با کلیک بر روی Details مواردی از قبیل تاریخ ایجاد، تاریخ ویرایش‌ها، حجم، مکان، مالک و اینکه چه کسانی به فایل مورد نظر دسترسی دارند را مشاهده کنید.
۸- افزودن آیتم‌ها به چندین پوشه
گوگل درایو ویژگی دیگری نیز ارائه می‌دهد که سیستم برچسب‌گذاری نام دارد و به شما اجازه می‌دهد حتی در صورتی که فایل‌ها از یک نوع نبوده یا در کنار یکدیگر قرار نداشته باشند را بیابید. در هر صورت می‌توان با استفاده از اپلیکیشن گوگل درایو، از این قابلیت به منظور افزودن یک فایل به چندین پوشه نیز بهره برد.
برای اتصال به اپلیکیشن مورد اشاره، بر روی فایل مورد نظر خود کلیک کرده و سپس بر روی Open with کلیک کنید. حالا گزینه + Connect more apps را انتخاب کرده و با استفاده از نوار جستجو، پوشه‌های مقصد را برگزینید و در نهایت فایل انتخابی را به گوگل درایور خود اضافه کنید. حالا کافی است بر روی هر فایل یا پوشه‌ای که می‌خواهید راست کلیک کرده و پس از کلیک بر روی Open with گزینه Multifolder را انتخاب کنید. حال قادر خواهید بود تا آیتم انتخاب شده خود را به چندین پوشه به صورت همزمان اضافه کنید.
۹- استفاده از اپلیکیشن‌ها برای کمک به سازماندهی
علاوه بر قابلیت شماره ۸ که آن را به طور کامل برایتان توضیح دادیم، اپلیکیشن‌ها و افزونه‌های بسیار خوب دیگری نیز برای گوگل درایور وجود دارند که می‌توانند در امر سازماندهی این سرویس به شما کمک کنند. اینکه از چه اپلیکیشن یا افزونه‌ای می‌خواهید استفاده کنید بستگی به کاری دارد که قصد انجامش را دارید. برای مثال FileTHis یکی از اپلیکیشن‌های بسیار کاربردی است که به صورت خودکار فاکتورها و اسناد مالی‌تان را به طور کاملا خودکار در یک پوشه مخصوص و در گوگل درایور ذخیره می‌کند.
با ایجاد یک حساب کاربری رایگان در FileThis.com می‌توانید تا شش اکانت مختلف را به آن متصل کرده و آن‌ها را به صورت هفته‌ای یکبار بروزرسانی کنید.
نتیجه گیری:کاربران گرامی به انتهای مطلب جدید چگونه میتوانیم سازماندهی گوگل درایو رو انجام بدهیم در قسمت دوم رسیدیم, یکی دیگر از اپلیکیشن‌های کاربردی گوگل درایو، Hidden Folder نام دارد و همانطور که از نامش پیداست، به شما کمک می‌کند تا اجازه مشاهده فایل‌های خاصی را به سایر اپلیکیشن‌ها ندهید. البته ناگفته نماند که گوگل درایو خود یک سرویس کاملا امن است، ولی با استفاده از این اپلیکیشن می‌توانید یک درجه امنیتی بیشتر برای فایل‌های مورد نظرتان ایجاد کنید.
گردآوری:گیگر
منبع:zoomit
