چه زمانی باید یک جلسه کاری تشکیل دهیم؟

0

[ad_1]

do-you-really-need-to-hold-that-meeting

به گزارش آلامتو و به نقل از بیزینس ترند؛ «بیایید یک جلسه ترتیب دهیم» به یک پاسخ پیش‌فرض مطلق و همگانی برای اغلب مسائل کسب‌وکار تبدیل شده است. مطمئن نیستم برای پیشبرد پروژه چه کاری انجام دهیم؟ بیایید یک جلسه ترتیب دهیم. چند تا ایده برای اشتراک گذاشتن دارم؟ بیایید یک جلسه ترتیب دهیم. در اجرا مشکل داریم؟ بیایید یک جلسه ترتیب دهیم.

اگرچه برنامه‌ریزی کردن برای برگزاری یک جلسه می‌تواند راهکار مناسب در بسیاری از موارد باشد اما همیشه بهترین پاسخ نیست. در ادامه یک درخت تصمیم‌گیری آمده است که به شما کمک می‌کند به‌سرعت تعیین کنید برگزاری یک جلسه کاری منطقی است یا خیر.

از این درخت تصمیم‌گیری استفاده کنید تا به‌سرعت و به‌راحتی درباره برگزاری یک جلسه تصمیم بگیرید و همین‌طور که در این درخت پیش می‌روید این موارد را در هر گام در نظر بگیرید.

do-you-really-need-to-hold-that-meeting-decision-tree

آیا موقعیت را کاملاً سبک و سنگین کرده‌ام؟

زمانی که درباره آنچه در مورد پروژه انجام می‌دهید شفافیت ندارید، وسوسه‌برانگیز است که یک جلسه ترتیب دهید تا احساس پیشرفت را در خود تلقین کنید؛ اما اگر در این وهله مقصود جلسه ساختار دادن به پروژه نباشد، برنامه‌ریزی برای یک جلسه می‌تواند وقت شما – و همکارانتان – را تلف کند. در عوض، وقتی را به‌تنهایی به تفکر استراتژیک اختصاص دهید. در طول آن زمان می‌توانید گستره پروژه، وضعیت کنونی و نقاط عطف احتمالی را ارزیابی کنید و طرح اقدامی برای پیشرفتی معنادار تدوین کنید. به‌محض اینکه خودتان وقتی صرف تفکر استراتژیک کردید، آنگاه می‌توانید سراغ گام بعدی بروید و در نظر بگیرید که یک جلسه ترتیب دهید یا خیر.

آیا برای پیشبرد کار به ورودی دیگران نیاز دارم؟

ممکن است در موقعیتی قرار داشته باشید که می‌دانید چه چیزی لازم است صورت بگیرد و صرفاً نیاز دارید کار را انجام دهید. اگر خود را در چنین وضعیتی یافتید، یک جلسه ترتیب ندهید؛ فهرست کارهای خود را به‌روز کنید و در عوض خودتان وارد عمل شوید. بااین‌حال، اگر پس از شفاف‌سازی اینکه چه کاری لازم است انجام شود برای پاسخ برخی پرسش‌ها یا دریافت بازخوردها به نظر دیگران نیاز داشتید تا برای وارد عمل شدن آسوده‌خاطر شوید، گام بعدی را در نظر بگیرید.

آیا پیشبرد کار به یک گفتگوی زنده نیاز دارد؟

اگر به پاسخ چند پرسش نیاز دارید، اما این امر نیازمند یک گفتگوی دوطرفه نیست، ایمیل می‌تواند یک گزینه عالی به‌جای یک جلسه باشد. این امر به‌خصوص زمانی صادق است که به دنبال بازخورد درباره طرح‌ها یا اسناد مکتوبتان هستید. برای همه کارایی بیشتری خواهد داشت اگر موارد را برای آن‌ها ارسال کنید تا به‌تنهایی خودشان به آن‌ها نگاه بیندازند (درحالی‌که شما به شکل ناخوشاینده آن‌ها را در حال مطالعه در طول یک جلسه حضوری نظاره نمی‌کنید) و سپس بازخوردشان را برای شما بفرستند. اگر احساس می‌کنید موقعیتتان نیاز به یک گفتگوی زنده دارد، آنگاه کانال‌های ارتباطی مختلف را بررسی کنید.

آیا این امر نیازمند یک جلسه رودررو است؟

زمانی که به گفتگوی دوطرفه نیاز دارید اما لزوماً به حضور فیزیکی نیاز ندارید، گزینه‌های مختلفی پیش روی شما وجود دارد. یک چت آنلاین می‌تواند به شما کمک کند به‌سرعت پاسخ پرسش‌ها را بیابید یا برای گفتگوهای عمیق‌تر ترتیب دادن یک تماس تلفنی یا کنفرانس ویدئویی می‌تواند کارساز باشد. این نه‌تنها در وقت رفتن به و بازگشتن شما از مکان جلسه صرفه‌جویی خواهد کرد بلکه راحت‌تر خواهید توانست کارهایتان را پیش ببرید اگر فردی دیر کند، در عوض این‌که بنشینید و منتظر حاضر شدن او شوید.

اگر در پایان، به این نتیجه رسید که به یک ارتباط رودررو و حضوری نیاز دارید، آنگاه جلسه‌ای را ترتیب دهید و از قبل به این بیندیشید که چگونه می‌توانید کارایی و اثربخشی آن را به حداکثر برسانید. این بدین معنی است که مقصود جلسه را در نظر بگیرید، بروندادهای مطلوبتان را مشخص کنید و هر چیزی را که لازم است بررسی کنید یا از قبل ارسال کنید، آماده نمایید.

[ad_2]

منبع

پاسخ دهید