چگونه جلسات کاری را با موفقیت به پایان برسانیم؟

0


۷ راه برای این‌که هر جلسه‌ای را با نتیجه‌ای مثبت پایان دهید؛

7-ways-to-end-every-meeting-on-a-positive-note

به گزارش آلامتو و به نقل از بیزینس ترند؛ در اغلب اوقات جلسات یک جزء اجباری و ناخوشایند زندگی کاری تلقی می‌شوند. در پایان یک جلسه مشاهده می‌کنیم که همه سعی می‌کنند سریع اتاق را ترک کنند و این زمزمه به گوش می‌رسد که «باز هم فقط وقتم تلف شد» یا «احساس می‌کردم قرار نیست هیچ‌وقت تمام شود.»

شاید شما هم تلاش کرده باشید همه موارد ضروری را رعایت کنید – مقصود و هدفی برای جلسات تعیین کنید، دستور کار فکرشده‌ای برای جلسه آماده کنید و تیم را در طول جلسه در مسیر درست هدایت کنید – اما باز هم می‌بینید کارکنان یا همکارانتان چندان علاقه و تمایلی به شرکت در جلسات نشان نمی‌دهند.

در ادامه هفت توصیه فوق‌العاده آمده است برای این‌که دل‌زدگی و ملالت را از جلسات خود بزدایید و کاری کنید همه در پایان جلسه احساس کنند وقتی که صرف کرده‌اند تلف نشده است. با پیاده‌سازی برخی از این استراتژی‌ها، شاید کارکنان یا همکارانتان واقعاً از جلسات الهام بگیرند، احساس کنند صدایشان شنیده می‌شود و به وجودشان واقعاً نیاز است و شاید – فقط شاید – با اشتیاق در انتظار جلسه بعدی باشند.

۱. از طولانی شدن جلسه جداً بپرهیزید!

با سر جلسه نشستن بهره‌وری آغاز نمی‌شود و هدف‌ها محقق نخواهند شد! ساعت خود را برای چند دقیقه (۱۰ دقیقه مناسب است) پیش از وقت تعیین‌شده برای پایان جلسه تنظیم کند. به‌محض رسیدن به این زمان، خروجی جلسه را در زمان باقیمانده جمع‌بندی کنید. آیا هنوز هم افرادی هستند که مشتاق‌اند دیدگاه‌های خود را به اشتراک بگذارند؟ از آن‌ها بخواهید ایمیلی حاوی ایده‌های خود برای شما ارسال کنند تا آن موارد را در دستور کار جلسه بعدی قرار دهید یا بعداً شخصاً به آن موارد بپردازید. مهم‌تر از همه جلسه را سروقت تمام کنید – اجازه ندهید زمان جلسه ازآنچه لازم است طولانی‌تر شود.

۲. با یک نگاه مثبت جلسه را پایان دهید.

در پایان هر جلسه‌ای، بر نقش مثبت اعضای تیمتان در طول جلسه تأکید کنید. این همان لحظه‌ای است که شما می‌توانید کاری کنید همه احساس خوبی داشته باشند – مطمئن شوید همه با یک حس خوب جلسه را ترک کنند که این می‌تواند درنتیجه نقش مثبتی باشد که فرد در جلسه یا برای شرکت در کل داشته است. اجازه دهید همه بدانند شما احساس می‌کنید جلسه موفق بوده است حتی اگر لازم باشد بر تنها نتیجه مثبت آن تأکید کنید.

۳. از روی صداقت و صمیمیت با ادب و احترام رفتار کنید.

اغلب جلسات با سر تکان دادن، دست دادن و دیگر رفتارهای شیرین و مطلوب تمام می‌شوند؛ اما چرا جلسه را با یک جمله صمیمانه «خیلی ممنون که در جلسه حاضر شدید»، یک دست دادن صمیمانه همراه با تماس چشمی یا گفتگویی نشاط‌آور درباره هر چیزی به‌جز کار یا آینده شرکت پایان ندهید؟

۴. اداره کردن یک جلسه حساسیت‌برانگیز

آیا فکر می‌کنید احتمال دارد جلسه‌تان با یک احساس کدورت پایان یابد؟ گاهی اوقات، برای محقق شدن تغییری در تیم یا سازمان، چیزهایی باید در جلسات بازگو شوند که ممکن است برای برخی چندان خوشایند نباشند؛ یا زمانی که بازی مقصریابی آغاز می‌شود صحبت‌ها به مجادله کشیده شود. اگر احساس می‌کنید فضای جلسه‌تان در حال سنگین شدن است و کدورت‌هایی به وجود آمده است، جلسه را با اذعان به چیزهای اثربخش و غیراثربخش در فرایند کار به پایان ببرید و مهم‌تر از همه پیش از رفتن به سراغ گام بعدی به کدورت‌های به وجود آمده بین اعضای تیمتان توجه کنید.

۵. اداره کردن یک جلسه بیهوده

ما همه در جلساتی حضور داشته‌ایم که در میانه آن بسیار برایمان دشوار بوده است ارتباطی بین صحبت‌ها و هدف آغازین جلسه پیدا کنیم؛ به‌طوری‌که بحث‌های بیهود و خیال‌پردازی‌ها بر جلسه حاکم شده‌اند و احساس می‌کنیم همه آشفته و بی‌قرارند. ازآنجایی‌که نمی‌خواهید این دور هم جمع شدن تیمتان صرفاً اتلاف وقت تلقی شود، بحث فعلی‌تان را هر چه سریع‌تر (و البته باظرافت) پایان دهید و سپس از اعضای تیمتان بخواهید چنددقیقه‌ای درنگ کنند و به امور فوری و حساسی بیندیشند که می‌خواهند بیشتر موردبحث قرار گیرند. ایده‌های آن‌ها را برای دستور کار جلسه بعدی یادداشت کنید یا برای ملاقات تک‌به‌تک با آن‌ها پس از جلسه برنامه‌ریزی کنید.

۶. همه را در بحث شرکت دهید.

اغلب اوقات تعداد معدودی از افراد بر جلسه سیطره دارند. ۵ تا ۱۰ دقیقه را در پایان جلسه در نظر بگیرید تا تمام اعضای تیم فرصتی پیدا کنند نظری بدهند و بدون این‌که کسی سخنشان را قطع کند حرف خود را بزنند – این زمان تنها به آن‌ها تعلق دارد تا نظر خود را مطرح کنند. این کار باعث می‌شود آن‌ها احساس کنند حرفشان شنیده می‌شود و همین‌طور که جلسه به پایان خود نزدیک می‌شود احتمالاً چشمان برخی گشوده می‌شود و پنجره‌ای به روی گزینه‌های جدید بازمی‌گردد.

۷. با یک برنامه عملی جلسه را به پایان ببرید.

نزدیک به پایان جلسه، به‌طور خلاصه گام‌های اجرایی را که برای پیشبرد اهداف شرکت یا تیمتان ضروری هستند، فهرست کنید. به همه یادآور شوید شرکت به چه سویی پیش می‌رود – تصویر کلی را برای آن‌َها ترسیم کنید – و جلسه را با لبخندی صمیمانه و شور و شوقی برای آینده پایان دهید.



منبع

پاسخ دهید